Que la rédaction des procédures devienne fun !

Sofien Ben Brahim, Directeur Associé chez Unité Consulting, a contribué à l’animation et à la rédaction de cadres procéduraux chez ses clients en appliquant les méthodes décrites dans cet article.


Les procédures, un mal nécessaire dans les entreprises ?


Qui ne s’est pas senti puni après s’être fait confier la tâche de rédiger une procédure ? Qui n’a pas éprouvé l’angoisse de la feuille blanche devant ce type de mission, ne sachant pas par où commencer ? Avouons-le : dans les entreprises, les candidats à la rédaction des procédures ne se bousculent pas. Mais peut-on vraiment leur en vouloir ?



C’est un exercice souvent perçu comme rébarbatif, chronophage et, dans la plupart des cas, totalement inutile. Or, la robustesse des procédures d’une organisation détermine en règle générale le sérieux avec lequel les dirigeants considèrent la gestion du risque.


Il s’agit donc d’un mal nécessaire qui se trouve confié à des consultants qui rédigent, en vase clos, des procédures souvent génériques sans beaucoup associer les premiers concernés par leur application. Il s’en suit inexorablement un manque d’appropriation, voire une défiance vis-à-vis du contenu, qui finit généralement dans un répertoire dormant destiné aux auditeurs.


Est-ce pour autant une fatalité ? Est-ce qu’on ne pourrait pas transformer cet exercice en une activité stimulante, voire fun ? N’est-ce pas un moyen efficace qui permet aux contributeurs de redécouvrir leur organisation sous un nouvel angle ? La réponse est résolument : OUI.


Mobiliser l’intelligence collective et coopérative pour rédiger un cadre robuste et largement accepté

Une procédure a pour objectif de définir un ensemble de règles de fonctionnement communément acceptées. Elle répond à un objectif précis de maitrise des risques et de normalisation des pratiques au sein d’une entreprise.


Il est par conséquent indispensable d’instaurer une méthodologie de travail qui assure une consultation aussi large que possible. Il faut aussi réussir à mobiliser le corpus de connaissances de l’organisation.


La formalisation et le partage de la méthodologie de travail sont donc une étape primordiale du processus de rédaction à laquelle un temps suffisant doit être consacré.


Définir préalablement une architecture procédurale


Les procédures sont avant tout un vecteur d’idées au sein de l’entreprise. De ce fait, la réflexion préalable à l’activité rédactionnelle proprement dite, est une étape importante qui permet de donner du corps aux idées. Celle-ci doit répondre aux questions suivantes :

  1. Quel est l’objectif poursuivi par le cadre procédural ?

  2. Quelle est la portée des idées que l’on souhaite faire passer ?

  3. Peut-on les regrouper en ensembles logiques ?

  4. Quelles relations identifie-t-on entre ces différentes structures ?

La description des exigences règlementaires, l’organisation et les principes directeurs associés à une organisation donnée doivent être regroupés dans un ensemble cohérent de portée globale, appelé politique ou procédure de Niveau 1. Toute adaptation, à l’échelle d’un sous-ensemble organisationnel, doit se conformer aux principes généraux (hiérarchisation) et refléter les spécifiés du sous-ensemble en question (spécialisation) sous la forme d’une procédure de Niveau 2.


La réflexion doit par conséquent déboucher sur une architecture procédurale qui donne les plans de l’édifice voulu. La construction peut maintenant débuter.


Une procédure n’est pas nécessairement un mode opératoire


Les rédacteurs sont généralement tentés de réduire les procédures à une succession de tâches agrémentée de décisions à prendre à différentes étapes. C’est un piège à éviter absolument.


Une bonne procédure doit décrire explicitement les principes et les règles sur lesquels une communauté d’intérêts se met d’accord et s’engage à appliquer. Les modes opératoires sont un complément, certes utile, qui complètent les procédures de niveau supérieur et accompagnent leur mise en œuvre.


Recourir aux méthodes d’idéation et de design


Différentes méthodes d’idéation et de design, comme le Design Thinking, le Lego® Serious Play, ou le « futur désiré » sont adaptées pour accompagner les participants à la rédaction. Elles introduisent une dose de fun dans la démarche. Elles permettent en particulier une meilleure contribution des acteurs en sollicitant le potentiel de l’intelligence collective et collaborative.


S’inspirer de la rigueur des procédures législatives pour un meilleur résultat


La fabrication de la loi au Parlement repose sur une procédure rigoureuse qui encadre la manière dont les différentes parties prenantes interagissent. C’est une source d’inspiration pour toute personne qui s’engage dans la rédaction d’une procédure.


Un texte préliminaire peut être soumis à une population d’experts pour qu’ils le critiquent, l’enrichissent par des modifications, reformulations, ajouts, suppressions, réorganisations… Le rédacteur du texte enregistre les observations qui peuvent faire l’objet de débat, les qualifie et les soumets à un organe d’arbitrage. Enfin, des séances de relecture, de préférence à haute voix, permettent une revue critique du contenu accompagnée par une appropriation des règles édictées par la procédure. Il en résultera un texte solidement bâti, qui a bénéficié d’une critique constructive. Il est prêt à être ratifié et à entrer en vigueur.


Pour qu’elles vivent, les procédures doivent être appliquées et régulièrement améliorées lors de revues périodiques


Les procédures doivent constamment être confrontées à la réalité du terrain. Un inventaire d’améliorations doit être tenu par leur dépositaire pour se prémunir contre le risque d’obsolescence. Des campagnes d’information peuvent être menées en accompagnement du déploiement des exigences formulées dans les procédures. Elles peuvent d’ailleurs s’avérer précieuses pour recueillir les avis des premiers concernés par leur application.


Les recommandations du cabinet


Les procédures ont souvent été perçues comme des documents destinés aux organes de contrôle internes ou externes. L’effort financier consenti à leur rédaction doit être mieux utilisé en capitalisant sur les ressources internes des organisations. Il s’agit avant tout d’une occasion précieuse pour prendre du recul sur les processus en place.


Les dirigeants qui souhaitent rédiger leur cadre procédural devraient :

  • Assigner des responsabilités claires en termes de gestion du cadre procédural et contribuer par leur sponsorship à leur mise en œuvre effective

  • S’assurer de la définition d’une architecture procédurale avant de lancer tout effort de rédaction

  • S’inspirer des pratiques parlementaires qui permettent la fabrication de la loi.

  • Encourager la mobilisation de l’intelligence collective des organisations sous leur responsabilité


Libérez le potentiel de votre organisation en misant sur un cadre procédural de qualité et largement adopté.

Pour aller plus loin, vous pouvez télécharger notre méthodologie de rédaction des procédures et l’adapter.