Notre camp de base

Chez Unité Consulting, on croit à la constitution d'équipes autonomes, à la prise de décision décentralisée, à la responsabilisation de chacun et à la transparence. Le mouvement des organisations modernes nous inspire au quotidien. Dans cet article, on passe en revue quelques principes qui guident l'organisation du travail au sein de l'entreprise. Nous avons choisi l'outil Basecamp pour implémenter ces principes, mais d'autres outils peuvent faire le job dans votre contexte (Slack, Trello, ou encore Notion reviennent souvent).

🏕️ Un unique "camp de base" pour toute l'organisation


Toute notre communication en interne passe par Basecamp. Que ce soit les discussions d'entreprise, nos conversations informelles, la gestion de nos projets, le partage d'idées, les débats internes, les points de situation, les informations administratives, la prise de décision ou bien les derniers gif à la mode... C'est bien simple, on n'utilise pas d'email en interne, et on se retrouve sur Teams en visio lors de nos rituels réguliers, ou bien quand c'est nécessaire.

Par défaut, les informations sont accessibles à tout le monde. Notre organisation à taille humaine rend cela possible. Cela permet à tout le monde de pouvoir participer à tous les sujets, de rester en contact permanent et de s'assurer de tout avoir au même endroit. Rien ne se perd. Et avec l'option "recherche", tout se retrouve facilement. Quand la confidentialité vis à vis de nos clients le nécessite, on restreint l'accès à l'information aux seules personnes concernées. Ça se fait facilement et avec beaucoup de flexibilité. D'ailleurs, quand nos clients sont d'accord, on partage notre espace avec eux pour travailler directement sur les projets, au sein d'un même endroit. Ça facilite la fluidité des échanges pour tout le monde !

💻📲 Un outil intuitif, agréable à utiliser, sur toutes les plateformes


L'essayer, c'est l'adopter. L'application est disponible partout, que ce soit sur mobile, tablette, laptop... Pour une équipe en mouvement, c'est indispensable. Cerise sur le gâteau, "it just works".

✍️ Les paroles s'envolent, les écrits restent


Par défaut, on communique et on trace nos échanges et décisions par écrit. On y voit de nombreux avantages. Quand on prend le temps d'exposer une réflexion par écrit, on est forcé de bien clarifier sa pensée. L'expérience nous montre que ça améliore la qualité des échanges et des décisions. Une discussion à l'oral bénéficie à ceux qui sont présents dans la salle, alors que la discussion écrite bénéficie à tout le monde. Notamment, aux personnes qui n'étaient pas là, ou aux futurs collaborateurs qui nous rejoindront dans plusieurs années. Enfin, l'écrit permet plus facilement de partager l'information de manière directe, sans intermédiaire.

Bien entendu, ces écrits sont là en complément des discussions à l'oral que nous avons tous ensemble, ou en plus petit comité. Nous souhaitons avant tout éviter au maximum de "refaire" les réunions en comité restreint.

Les échanges informels restent indispensables pour mieux se connaitre, créer des relations et accroitre notre confiance respective. On organise régulièrement des points de rencontre et autres rituels pour créer de la cohésion entre nous et avec nos clients.


🗣️ Tout est une question de contexte


On pense que les discussions doivent se faire au maximum dans le contexte précis du sujet abordé pour éviter de se retrouver n'importe où dans un chat centralisé où on perd vite le fil. Basecamp offre cette possibilité. On peut créer des fils de discussion, stocker des documents, créer des tâches ou encore des événements dans un calendrier. Chacun de ces objets a son propre fil de discussion où tout le monde peut réagir.

🧑‍💻 Asynchrone par défaut


Par construction, nos collaborateurs sont souvent à droite à gauche : chez un client, en prospection commerciale, au siège, en déplacement, en télétravail...

Devoir systématiquement se synchroniser pour pouvoir échanger entre nous devient vite un casse tête. Chacun doit pouvoir contribuer en fonction de son propre agenda et de ses contraintes.

Travailler en mode "asynchrone" diminue mécaniquement le nombre de réunions et d'interruptions. Ça crée de l'espace pour bloquer des sessions de travail ininterrompues et ainsi pouvoir avancer efficacement sur du travail de fond.

Les réunions deviennent l'exception et non pas la règle. On n'est pas du tout contre le principe, mais on préfère les organiser quand elles sont pertinentes, pour éviter de faire perdre du temps à tout le monde.


🙋 Des questions régulières, créées automatiquement, auxquelles chacun peut répondre quand il le souhaite


Les "morning meetings" sont en soi un bon outil, mais ils ont hélas tendance à déborder sur une bonne partie de la matinée.

A la place, on a mis en place des questions récurrentes, automatiques, qui invitent chacun à partager, écrire et communiquer au sein de l'équipe.

Que ce soit planifier les grandes taches de la semaine, revenir sur le déroulé de la journée, partager des photos de son week-end, conseiller un bouquin intéressant ou bien commenter la dernière victoire du PSG, les possibilités sont infinies !


✌️ De nombreux bénéfices pour Unité Consulting (et pour nos clients)


Grace à ces différents principes, on a une vision claire de ce qui se passe au sein de l'entreprise. On avance plus vite, et surtout, dans la même direction. On se connait mieux. Au fur et à mesure, on alimente une base de discussion et de connaissance qui constitue un actif et bénéficie in fine à nos clients. C'est tout le collectif qui est gagnant.


👋 Pour prolonger la conversation


Et vous, comment vous faites au sein de votre entreprise ? Si vous aussi vous cherchez le meilleur moyen d'organiser votre travail, de partager l'information, d'améliorer la communication entre vos équipes ou bien pour en savoir plus sur notre démarche, nous serons heureux de pouvoir vous partager directement notre expérience. Faites-nous signe sur hello@unite-consulting.fr 👋

A très vite :-) PS : pour les anglophones, on vous invite à lire les nombreuses publications de Basecamp sur la communication interne, leur façon de travailler, leurs livres ou encore leur excellent blog.